De verplichte elektronische facturatie vanaf 1 januari 2026 - hoe bereid ik mij voor?

Omschrijving

Wat is de kern van deze opleiding?

Op 1 januari 2026 treedt opnieuw een belangrijke btw-hervorming in werking:
de wet tot wijziging van de btw en het WIB 1992 met betrekking tot de invoering van de verplichting tot elektronische facturering (Belgisch Staatsblad 20 februari 2024).

Dit ambitieuze project is niet alleen van vitaal belang voor de fiscus, maar ook voor de
btw-plichtigen, hun accountants en belastingadviseurs.

Het doel is duidelijk: digitalisering van de btw-processen, die onder meer de fiscus toelaten betere controles te kunnen uitvoeren en zo de btw-kloof (verschil tussen effectief geïnde btw en de te innen btw) te verkleinen.  Maar ook voor de btw-plichtige zijn er voordelen aan verbonden: tijdsbesparing, kostenbesparing, minder fouten, beter overzicht, snellere betalingen, minder risico op verlies.

Wat mag u als programma verwachten?

We bespreken het nieuwe (ruime) toepassingsgebied van de verplichte elektronische facturatie (e-Invoicing) en hoe u zich kunt voorbereiden. We gaan gedetailleerd in op de volgende wijzigingen:

• Wat is een gestructureerde elektronische factuur (e-factuur of e-Invoice)?
• Wie moet er een e-factuur uitreiken vanaf 1 januari 2026? 
• Wie moet er een e-factuur ontvangen vanaf 1 januari 2026?
• Moeten vrijgestelde kleine ondernemers e-facturen uitreiken/ontvangen?
• Ik ben lid van een btw-eenheid.  Moet ik e-facturen uitreiken aan de andere leden?
• Wat is Peppol?
• Moet ik Peppol gebruiken om e-facturen uit te reiken of te ontvangen?
• Hoe geraak ik op Peppol?
• Kijkt de fiscus mee als ik een e-factuur uitreik?
• Kan ik e-facturen uitreiken als dit niet verplicht is?
• Kan ik (nog) werken met verschillende factuurreeksen?
• Wat met bijzondere factuurvermeldingen (btw verlegd, specifieke vermeldingen verlaagde btw-tarieven)?
• Wat als er verschillende btw-tarieven op één factuur staan?
• Kan ik nog bijlagen versturen?
• Hoe en hoe lang bewaar ik een elektronische factuur?
• Wat met creditnota’s en verbeterende documenten?
• Mijn klant werkt met self-billing.  Is dit voorzien?
• Kan ik een e-factuur wijzigen?
• Verandert er iets aan de facturatie naar overheidsinstellingen (B2G)?
• Moet ik e-facturen uitreiken aan particulieren als hiervoor facturatieplicht geldt (werk in onroerende staat, personenwagens)?
• Wat als ik goederen lever of diensten verstrek in België voor een buitenlandse onderneming?
• Moet ik e-facturen uitreiken voor een intracommunautaire levering van goederen vanuit België?
• Moet ik e-facturen ontvangen voor een intracommunautaire verwerving van goederen in België?
• Wat als een derde partij de factuur betaalt (derde-betaler)?
• Wat als ik als btw-plichtige goederen koop in de supermarkt en contant betaal?
• Heeft de fiscus de voorkeur voor bepaalde softwareoplossingen?
• Wat zijn de risico’s als mijn klant nog geen digitale factuur kan ontvangen op 1 januari 2026?
• Verandert de uiterste facturatiedatum?
• Zijn er fiscale stimuli voor de extra-kosten?

Waarom voor deze opleiding kiezen?

• Met deze opleiding kan u zich tijdig voorbereiden om het e-Invoicingproces binnen uw onderneming/organisatie te begeleiden en in goede banen te leiden, zodat u niet voor verrassingen komt te staan als de elektronische facturering verplicht wordt.
• U kan uw collega ’s van o.m. de boekhoudafdeling, de aan- en verkoopdepartementen sensibiliseren en tijdig informeren over te nemen stappen.
• U kan ook uw leveranciers op de hoogte brengen, zodat zij hun facturen op de correcte manier aan uw onderneming/organisatie bezorgen.
• Sterke spreker met gedegen en bewezen btw-ervaring
• THE VAT HOUSE / HET BTW HUIS als huis van vertrouwen

Naar welke doelgroep richten wij ons?

De opleiding richt zich vooral tot personen die binnen de onderneming met de factureringsstroom te maken hebben, zowel inkomend als uitgaand, zowel superviserend als uitvoerend. Uiteraard richt deze opleiding zich ook tot financieel en fiscaal verantwoordelijken, bedrijfsjuristen, bedrijfsrevisoren, gecertificeerde accountants of gecertificeerde belastingadviseurs. Desbetreffende personen kunnen de opleiding als algemene bijscholing aanzien in het kader van hun permanente vorming.

Uw docent

Peter Raes is partner bij THE VAT HOUSE bv en heeft meer dan 25 jaar ervaring inzake btw.

Hij heeft specifieke ervaring met btw-implementatie in ERP-pakketten (o.a. SAP) en behandelt btw-vraagstukken in de overheids- en non-profitsector. Ook heeft hij veel ervaring opgebouwd in het internationale btw-gebeuren. Hij is regelmatig spreker tijdens btw-opleidingen, zowel over Belgische als Europese topics. Hij is auteur van het boek “Btw en Overheid” en medeauteur van verschillende boeken over btw, o.m. “Internationale handel en btw”, “Handboek btw”, “De factuur en btw”.

Realia

Dit live webinar zal plaatsvinden op donderdag 12 juni 2025 van 10u00 tot 12u15
(inloggen vanaf 9u45).

U ontvangt per e-mail nog de officiële bevestiging van uw inschrijving. Indien u deze na 3 werkdagen nog niet heeft gekregen, gelieve ons te bellen op het nummer 03/ 890 46 90.

Om organisatorische redenen worden er geen opnames gemaakt, zodat uitgesteld kijken niet mogelijk is. Vergeet niet de sessie in te plannen in uw agenda.

Enkele dagen voor de start van de opleiding verschijnt in uw mailbox een e-mail met een link naar de syllabus en een link om deel te nemen via MS Teams op het voorziene tijdstip.

De toezending gebeurt steeds naar uw eigen (persoonlijk), op uw inschrijvingsformulier aangegeven, e-mailadres.

U dient hiermee ook in te loggen om uw deelname te kunnen bewijzen en krijgt op dit adres na afloop uw attest toegestuurd.

Als u onze e-mails niet heeft ontvangen, kijk of deze niet in uw “ongewenste berichten”-, “spam”-
of “junk”-folders terechtgekomen zijn.  Duid ons e-mailadres tvh@vat-house.com aan als veilige afzender of vraag uw IT-afdeling dit te doen. Niets teruggevonden, bel ons a.u.b.

De docent zal uw vragen beantwoorden tijdens de Q&A-momenten die geregeld ingelast worden.

We verzoeken u bovendien altijd het evaluatieformulier in te vullen.

Attestering

Na afloop van de opleiding ontvangt u een deelnameattest van 2 uren.

Voor ITAA-leden brengen wij, als vormingsoperator, deze uren in het kader van de permanente vorming binnen de maand in via het platform, indien voldaan is aan de voorwaarden:

• uw lidmaatschapsnummer voorafgaandelijk aan ons bekend te maken
• tijdig inloggen met uw eigen, op uw inschrijvingsformulier opgegeven e-mailadres voor bewijs van deelname! (één e-mailadres per deelnemer)
• voor certificatie onder categorie A: verplichte deelname aan de aandachtscontroles, d.w.z. antwoorden op alle controlevragen en de afsluitende toets (zorg ervoor dat uw naam wordt weergegeven in de chats)
• certificatie onder categorie B: is nog mogelijk als u bij voorbeeld iets later hebt ingelogd of als u een controlevraag zou hebben gemist.

Voor niet-ITAA-leden hanteren we dezelfde regels.

Inschrijvingsbijdrage

De inschrijvingsprijs bedraagt 100 EUR (excl. btw) per deelnemer voor de gehele opleiding, cursusmateriaal inbegrepen.

De elektronische factuur volgt vanuit invoice.tvh@vat-house.com in PDF- en XML-formaat op het opgegeven e-mailadres. Het e-mailadres voor e-Invoicing is bij voorkeur en in zoverre dit binnen uw onderneming/ organisatie gehanteerd wordt, een specifiek e-mailadres voor inkomende facturen.

Als uw softwarebeveiliging XML-bestanden blokkeert, gelieve dit vooraf aan ons te melden.

Bent u reeds klant en uw klantenfiche bevat een specifiek e-mailadres voor inkomende facturen, dan zal onze factuur daarop toekomen. Wijzigingen in dit verband  kunnen enkel schriftelijk/per afzonderlijke e-mail aangevraagd worden door een persoon met handtekeningbevoegdheid die uw firma/organisatie wettelijk kan verbinden t.a.v. derden.

Dienen meerdere e-mailadressen de factuur te ontvangen, deelt u ons deze dan vooraf ook mee.

Moeten wij bij facturatie verwijzen naar een bestelbonnummer en/of heeft u bijkomende instructies (ander facturatieadres, Peppol, …), informeert u ons dan ten laatste een vijftal werkdagen vóór de startdatum van de opleiding a.u.b.  Als u pas later inschrijft, bezorg ons deze gegevens dan zo spoedig mogelijk.

Heeft u onze factuur niet in uw bezit op de startdatum van de opleiding, gelieve ons te contacteren.

Opmerking: kijk desgevallend ook in uw folders, “ongewenste berichten”, “spam” of “junk”, en duid onze e-mailadressen aan als veilige afzender of vraag uw IT-afdeling dit te doen.

Betaling via de “KMO-PORTEFEUILLE” is mogelijk (zie verder). Het cursusmateriaal wordt mee gesubsidieerd. D.w.z. dat het projectbedrag maximum 100 EUR per persoon kan zijn. 

BELANGRIJK: de subsidie is aan te vragen ten laatste 14 dagen na de startdatum van de opleiding! We raden u aan uw projectaanvraag al vroeger in te dienen, zodat u de subsidie niet misloopt. De aanvraag kan immers gebeuren vanaf het ogenblik van de inschrijving.

Annulatievoorwaarden

Kosteloos annuleren is mogelijk tot 4 werkdagen vóór de startdatum van de opleiding. Daarna blijft het volledige bedrag verschuldigd. U kan zich altijd laten vervangen door een collega mits voorafgaandelijk bericht naar tvh@vat-house.com.

THE VAT HOUSE bv – erkenningen en subsidiemogelijkheden:

• ITAA - Institute for Tax Advisors and Accountants: erkend als vormingsoperator tot 31/12/2027)
   
• KMO-Portefeuille: registratienummer DV.O110176 (geldig van 08/10/2021 tot 09/10/2026) - thema “financiële geletterdheid – fiscaliteit en belastingen”
  - 20 tot 30% overheidssubsidie voor erkende opleidingen voor Vlaamse KMO’s
  - zie voorwaarden op https://www.vlaio.be/nl/subsidies-financiering/kmo-portefeuille
   
• Liberform: vrije beroepen (PC336), die de opleiding betaald hebben, kunnen een premie aanvragen voor opleidingen gevolgd door de ondernemers zelf of hun werknemers (duurtijd minstens 1 uur) : per deelnemer, 10 Euro per gevolgd uur, maximum 60 Euro voor volledige dag) - voor alle nodige informatie, zie https://www.liberform.be/wat-is-de-opleidingspremie - https://www.liberform.be/hoe-vraag-ik-een-premie-aan